Vom DOS-Programm zum Java-Framework

Wie ein LIMS die internen Abläufe einer Firma ändert

  • Abb. 1: Darstellung der Verschlankung eines Geschäftsprozesses durch konsequente LIMS+ERP-Anwendung.Abb. 1: Darstellung der Verschlankung eines Geschäftsprozesses durch konsequente LIMS+ERP-Anwendung.

Die Firma Ergo Umweltinstitut stand im Jahr 2012 vor der Aufgabe, die bis dato installierte Labor-Software durch ein zeitgemäßes LIMS zu ersetzen. Die bis dahin eingesetzte Software war noch eine Eigenentwicklung auf DOS-Basis, die lange Jahre gute Dienste geleistet hatte. Neben den reinen Kernfunktionen zum Erfassen und Verarbeiten von Messwerten wurden bereits in der alten Software Vorgangsnummern verwaltet, die eine Zuordnung der Messdaten zu Aufträgen und Kunden ermöglichte. Die Bedienung erfolgte, wie bei DOS-Programmen üblich, durch Tastaturbefehle, die eine gute Kenntnis der Struktur und Funktionsweise der Datenbank voraussetzten.

Die Einführung eines neuen LIMS wurde trotz weitgehend störungsfreier Programmfunktion – es handelte sich immerhin um eine über fast zwei Jahrzehnte benutzte Software – erforderlich, da sowohl die Komplexität der Laborabläufe als auch die Anforderungen an Verarbeitung, Speicherung und Visualisierung von Mess- und Projektdaten kontinuierlich zugenommen hatte. Zudem war ein Betrieb unter neueren Windows-Versionen nicht mehr möglich.
 
Auswahl
Aus den vorliegenden Angeboten fiel die Wahl auf ein offenes System, welches die Anpassung des LIMS an die eingefahrenen Laborabläufe gewährleisten sollte. Bei fast allen Softwareanbietern waren seinerzeit eher starre Workflows kennzeichnend, denen sich die Abläufe des Kunden unterzuordnen haben. Mit iLIMS (damals noch eingeführt als eGecko) von Integris LIMS wurde eine leistungsstarke, modulare und in allen Belangen flexible Software angeschafft. Zudem war durch die Beauftragung eines lokalen Anbieters eine enge Kooperation auch auf persönlicher Ebene gegeben, welche gerade in der anfänglichen Design- und Applikationsphase von Vorteil war.
 
Drei Fachbereiche unter einem Dach
Für das Verständnis der Tragweite des Softwareumstiegs ist die interne Organisationsstruktur der Firma von maßgeblicher Bedeutung. Das mittelständische Unternehmen ruht auf drei Säulen, die durch die drei Fachabteilungen gebildet werden. Neben dem Umweltlabor, welches natürlicherweise der Hauptnutzer eines LIMS wäre, bearbeiten zwei Ingenieurabteilungen verschiedene Arten von Kundenprojekten.

Der Fachbereich Umweltengineering kümmert sich mit seinen Geologen, Hydrologen und Altlastenexperten im Wesentlichen um komplexe Fragestellungen kontaminierter Standorte. Während dessen bearbeiten die Ingenieure und Techniker der Abteilung Luftreinhaltung vielfältige Aufgaben der Messung und Bewertung industrieller Emissionen, Immissionen und Gefahrstoffen an Arbeitsplätzen und machen verschiedenste technologische Untersuchungen von Prozessen. Insgesamt arbeiten bei Ergo etwa 70 Mitarbeiter.

Bei der Neueinführung des LIMS waren folglich nicht nur die Kernaspekte einer reinen Labormanagementsoftware zu beachten, sondern die Neuplanung einer für alle Unternehmensbereiche nutzbaren Kunden- und Auftragsdatenbank ebenso wichtige Entscheidungsgrundlage. Dabei wurde schnell klar, dass für eine vernünftige Implementierung der neuen Software Prozesse definiert werden mussten, die bis dato mangels Erfordernis weitgehend ungeregelt funktionierten.
 
Ein Programm für unterschiedlichste ­Anforderungen
Eine der zentralen Erkenntnisse bei der Einführung des neuen LIMS war, dass die Regelungstiefe der firmeninternen Abläufe für eine softwaretechnische Umsetzung nicht ausreichend war. Vielmehr wurden im Laufe der ersten Workshops zum Softwaredesign quasi weiße Flecken in der Ablauforganisation offengelegt.
Durch die erstmals integrale Vernetzung von laborspezifischen LIMS-Abläufen mit unternehmensweiten Abläufen wie Kundenmanagement (CRM), Angebots- und Auftragsverwaltung bis hin zur Rechnungslegung zwang zum vollständigen Umdenken in Bezug auf systematisch verknüpfte Prozesse. Bis dato wurden beispielsweise Angebote noch manuell mittels Word erstellt, die Kalkulation erfolgte mittels Excel-Vorlagen. Ebenso erfolgte die Rechnungslegung noch nach diesem System.
 
Countdown bis zur Scharfschaltung
Eine der großen Herausforderungen bei einer so einschneidenden Softwareumstellung ist der Erhalt der Arbeitsfähigkeit des Analysenlabors. Ein softwarebedingter Stillstand wäre in einem Auftragslabor mit mehr als 20 Mitarbeitern quasi der „größte anzunehmende Unfall“. Viele Überlegungen und Tests flossen daher in die Vorbereitung der sogenannten Scharfschaltung des Systems.
Die Testphase wurde so gestaltet, dass zunächst grundlegende Programmfunktionen getestet und schrittweise konfiguriert wurden. Weiterhin mussten große Datenmengen (überwiegend Kundendaten) in das neue System migriert werden. Zentrale Elemente, wie Parameterverwaltung wurden vollständig neu angelegt. Eine Übertragung aus dem alten System war hier nicht zweckmäßig. Zu umfangreich und komplex waren die Konfigurationsmöglichkeiten des neuen LIMS.
In den Ingenieurabteilungen, die im Wesentlichen die ERP-Module von eGecko bzw. iLims nutzen, war eine der Hauptaufgaben, die Vorlauf erforderten, u.a. das Anlegen und Konfigurieren eines Artikelstamms zur effizienten Erstellung von Angeboten und den daran anknüpfenden Durchlauf von Aufträgen bis zur Abrechnung.
Ebenso mussten zahlreiche Reports erstellt und angepasst werden. Prüfberichte und natürlich auch Rechnungen müssen ja von Tag 1 an fehlerfrei erstellt werden können.
Nach ausgiebiger Testphase und einem zweimonatigen Parallellauf von altem und neuem System erfolgte zum Geschäftsjahreswechsel am 01.10.2012 schließlich der komplette Umstieg auf das neue LIMS inkl. ERP-System. Das alte System wurde im selben Augenblick abgeschaltet, d.h. es wurde kein Backup-System betrieben.
 
Startschwierigkeiten
Durch den modularen Ansatz von iLIMS ist es eine der Hauptstärken der Software, dass die klassischen LIMS-Funktionen in eine Umgebung eingebettet werden kann, die neben Kunden- und Auftragsverwaltung u.a. eine leistungsstarke Artikelverwaltung, integriertes Bestell- und Rechnungswesen sowie mächtige Auswerte- und Reportingfunktionen, kurz gesagt eine vollständige ERP-Software bereitstellt.
In anfänglichen Workshops wurde definiert, dass der komplette Bereich der Finanzbuchhaltung nicht über iLims abgewickelt werden sollte, da der Umstellungsaufwand zu groß schien. Mithin waren allerdings Schnittstellen zu definieren, die den Datenübertragungsaufwand im Rahmen der vorzunehmenden Buchungen reduzierte. Die Fibu-Übergabe entwickelte sich in der Anfangszeit zu einer Baustelle, die mehr Ressourcen beanspruchte als vorgesehen. Letztlich konnten aber Lösungen etabliert werden, die eine vernünftige Datenübergabe ermöglichen, wenngleich hier das Potential der Software noch nicht ausgereizt ist. Nach wie vor entsteht an der Fibu-Schnittstelle ein hoher manueller Datenübertragungsaufwand. Im nächsten Entwicklungsschritt soll hier eine weitgehend automatische Datenübergabe etabliert werden.
Im Laborbereich ergaben sich durch die direkte Anbindung der kaufmännischen Auftrags- und Artikelverwaltung mit kundenspezifischen Preisbildungsmechanismen völlig neue Workflows inkl. eines enorm verbesserten Abrechnungssystems.
Das integrierte Reportingwerkzeug (i-net Designer) ist sehr komplex, was insbesondere in der Anfangszeit ausgiebige Unterstützung des Lieferanten erforderlich machte. Trotz alledem ergaben sich in der Startphase einige Probleme. Die Ursache hierfür lag allerdings oft in den sehr komplexen Anforderungen an Darstellungsvarianten bzw. inhaltliche Differenzierungen. Hier trat wieder deutlich zutage, was beim manuellen Erstellen von Prüfberichten oder Angeboten mit Word nicht auffällt – ein datenbankgestütztes System erfordert vom Nutzer das Akzeptieren bestimmter Konventionen. Man muss sich einem gewissen Standardisierungszwang unterwerfen, um die Vorzüge eine Datenbank letztlich vollständig nutzbar zu machen. Darin lag vielleicht der schwierigste Teil in der Einführung des neuen Systems: Standards definieren und durchsetzen. 
 
Entwicklung heute
Nach inzwischen sieben-jährigem Betrieb und zahlreiche Programmupdates später konnte ein stabiles und effizientes Laborinformations- und Managementsystem etabliert werden, mit dem die riesigen Datenmengen sicher und schnell verarbeitet werden können, welches gleichzeitig eine tiefe Integration in leistungsstarke und moderne ERP-Module besitzt und viele Tools enthält, die beispielsweise Statusverfolgung, Kommunikation oder Dokumentenmanagement auf ein völlig neues Level gehoben haben.
In der Abteilung Luftreinhaltung wurden in den zurückliegenden Jahren große Anstrengung zur Standardisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen unternommen, die ohne die Software nicht möglich gewesen wären. Beispielhaft seien nur innerbetriebliche Bestellvorgänge genannt, die zuvor händisch und damit zeitaufwändig erfolgten. Ganz neu ist eine erweiterte Anlagen- und Entnahmestellendatenbank, welche direkt mit dem Auftragsmodul verknüpft ist und so auch für komplexe Messeinsätze die erforderlichen Daten aufnehmen kann und später gesetzlich geforderte Dokumentationspflichten erleichtert.
Mit dem Reportdesigner wurden zudem zahlreiche Arbeitshilfen programmiert, die auftragsspezifische Dokumente bereitstellen. Das Knowhow zur Reportprogrammierung wurde über die Jahre sukzessive im Unternehmen aufgebaut, so dass auch komplexe Reports ohne Fremdleistungen erstellt werden können.
Die hausinterne Betreuung der Software erfolgt durch drei Mitarbeiter. Für komplexe Fragestellungen erfolgt eine enge Kooperation mit dem Systemanbieter. Künftige mögliche Weiterentwicklungen betreffen u.a. eine stärkere Verzahnung von Parameterverwaltung und Artikelstamm, der Ausbau des Prüfberichtswesens auch für Berichte der Ingenieurabteilungen sowie die perspektivische Integration der Messmittelverwaltung des Gesamtunternehmens.
Insgesamt sind nach Einführung des LIMS unternehmensinterne Abläufe neu geordnet bzw. überhaupt erst definiert worden. Alle Abläufe halten den Anforderungen an Komplexität und Schnelligkeit stand und sind durch die Modularität flexibel und ausbaufähig. Die Einführung des neuen LIMS ist somit eine klare Erfolgsgeschichte und ein wichtiger Baustein für unseren Unternehmenserfolg.

 

Autor
André Kiesewalter

 

Kontakt   
Dipl.-Ing. (BA) André Kiesewalter

Abteilungsleiter Luftreinhaltung
ERGO Umweltinstitut GmbH
Dresden, Deutschland
Kiesewalter@ergo-dresden.de

Kontaktieren

ERGO Umweltinstitut GmbH


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