Output-Management-System von HM-Software

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Die Ansprüche an validiertes Arbeiten werden immer höher und spiegeln sich in den neuen DAkks-Anforderungen wider. Sie müssen eine nachvollziehbaren Berichtsausgabe gewährleisten.

Bei den Umsetzungen auf die neuen Richtlinien ist HM-Software auch auf dieses Problem gestoßen. Ein Großteil der Module erfüllten bereits diese Anforderungen, andere Bereiche mussten noch nachgearbeitet werden. Zusätzlich kam die Frage, ob das Konzept auch für andere Berichte, wie Angebotsverwaltung, Fakturierung, Auswertungen, etc. anwenden können. Da ein Bericht oft aus Zusatzdokumenten, Zertifikaten etc. besteht mussten auch Berichtsgruppen berücksichtigt werden. Eine weitere Herausforderung stellte sich mit der Anfrage eines Kunden, ob die konforme Berichtsausgabe auch an sein bestehendes Labor-Auftragssystem angebunden werden kann.

Das Ergebnis ist das [Output-Management].

Das [Output-Management] verwaltet alle Ausgaben, die mit unseren oder anderen Systemen erstellt werden. Voraussetzung ist, dass die Berichte, Dokumente und Dateien nachvollziehbar an unser [Output-Management] geliefert werden. Hierzu stellt das Unternehmen entsprechende Funktionen und Quellcodes zur Verfügung.  Das [Output-Management] nimmt die Dateien entgegen, archiviert diese revisionssicher und führt dann entsprechend der mitgelieferten und zugeordneten Meta-Daten die Ausgabe aus.

Versand per Metadaten
Die Meta-Daten werden pro Anforderung ans System übergeben oder für entsprechende Standardvorgänge im [Output-Management] verwaltet.
Hier einige Beispiele:

  • Verteilerlisten, wer und wie bekommen die Empfänger das/die Dokumente
  • Auf welchen Drucker werden welche Seiten mit wie vielen Kopien ausgegeben
  • Wie sollen mehrere Dokumente zusammengefasst werden, neue Nummerierung über alle Seiten, etc.
  • Versand per Mail: an wen, wer steht im cc, wer bekommt noch eine Zusatzkopie
  • Übertragung an externe und interne Portale, QS, I-Monitoring, Teis, Twist, HIT, VIT usw.
  • Ablage auf FTP, eigenen oder fremden Servern
  • Ablage in SharePoint, OneDrive, Dropbox, Google, etc.
  • Bereitstellung von Downloads
  • Verarbeitungshinweise, wie müssen die Daten aufbereitet werden
  • u.v.m

Formate und Aufarbeitung
Es können alle Datenformate versendet werden: Word, Excel, PDF, XML, JSON, CSV, Bilder, Rohdaten, usw.

Natürlich sind nicht alle Formate für jedes Ausgabeziel geeignet und sinnvoll. Bestimmte Daten müssen noch aufbereitet werden. All diese Aufgaben übernimmt das [Output-Management] mittels Workflows, Konfigurationen und Skripten.

Überwachung, Kontrolle und Risiken
Was passiert, wenn die Ausgabe fehlschlägt, woher weiß ich ob das/die Dokumente ausgegeben wurde und wie kann ich die Ausgabe wiederholen.
Alle Aktionen werden mittels Arbeitsabläufen (Workflows) ausgeführt, überwacht, kontrolliert und protokolliert

Der Ablauf

Das [Output-Management] nimmt die auszugebene Dokumente entgegen. Vergibt für die Nachverfolgung eine eindeutige Id und bereitet die Dokumente für die angeforderten Ausgaben gemäß Konfiguration und Meta-Daten vor. Im Anschluss werden die einzelnen Dokumente ausgegeben, überwacht, protokolliert und kennzeichnet (erfolgreich, nicht erfolgreich). Bei Problemen können die Ausgaben wiederholt werden oder Sie informieren die Empfänger.
Mittels integriertem Dashboard haben Sie alle Vorgänge im Überblick.

Die Lösung

HM-Software bietet mit seinem Modul [Output-Management] ein komplettes System für die Datenausgabe innerhalb Ihres Betriebes. Sie wissen immer welche Dokumente, Auswertungen und Dateien wann, wo und an wen ausgegeben wurde inkl. Downloads und Mails. Sprechen Sie uns an wir beraten Sie gern. Das Modul ist für unsere SaaS-Kunden gemäß Vertrag kostenfrei.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie HM-Software hier.

Kontaktieren

HM-Software
Rampenweg 1b
29352 Adelheidsdorf

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